Rutine for varsling av kritikkverdige forhold
Vedtatt av Forskerforbundets Hovedstyre 15. juni 2021.
Formål med rutinen
Formålet med denne rutinen er å sikre at kritikkverdige forhold som man opplever i organisasjonen kommer frem i lyset, slik at det kan iverksettes tiltak mot forholdet. Forskerforbundet legger til rette for at man som medlem, tillitsvalgt eller deltaker på aktiviteter i regi av Forskerforbundet skal føle seg trygg på å varsle internt om kritikkverdige forhold i Forskerforbundet uten at dette får negative konsekvenser for en selv.
Hva er varsling?
Varsling er å si fra om kritikkverdige forhold som brudd på lover, regler, eller hva som etter alminnelig oppfatning anses som akseptabelt, til noen som kan gjøre noe med det.
Hvem kan varsle?
Som medlem, tillitsvalgt eller deltaker på aktiviteter i regi av Forskerforbundet kan man varsle om forhold i organisasjonen som en opplever som kritikkverdige eller som en ser at andre opplever som kritikkverdige. Blir man kontaktet av et medlem eller noen som ønsker å varsle om en uønsket hendelse skal man vite hvem en tar kontakt med og hva man skal gjøre.
Hva kan det varsles om?
Varsling gjelder kritikkverdige forhold som oppstår i organisasjonen som for eksempel:
- mobbing eller trakassering
- diskriminering
- økonomiske misligheter
- fare for liv og helse
Dette er ikke ment som en fullstendig opplisting.
Trakassering defineres som handlinger, unnlatelser eller ytringer som har som formål eller virkning å være krenkende, skremmende, fiendtlige, nedverdigende eller ydmykende.
Den som opplever forhold man ønsker å varsle om bør først ta dette direkte opp med vedkommende. Dersom man ser at slik påpekning ikke er mulig uten å risikere represalier eller interessetap vil varsling være aktuelt og hensiktsmessig. Likeledes der slik påpekning er forsøkt og det ikke har ført til bedring/endring i det som er tatt opp. Det at man er uenig i en beslutning som er tatt vil ikke i seg selv være nok til at forholdene anses som kritikkverdige.
Hvem det kan varsles til
Varsel bør i utgangspunktet starte på laveste nivå som for eksempel nærmeste tillitsvalgt, med mindre den tillitsvalgte er den som utøver det kritikkverdige. Dersom varsler opplever at varslet ikke følges opp skal det varsles til neste nivå. Blir det ikke fulgt opp lokalt, skal det varsles til Forskerforbundets interne varslingsutvalg ledet av generalsekretæren.
Dersom varsler ikke har en tillitsvalgt å henvende seg til skal det varsles til Forskerforbundets interne varslingsutvalg.
Det er viktig at man ikke lar være å varsle fordi en er usikker på hva som er riktig instans. Alle instanser skal bidra til at et varsel behandles riktig og forsvarlig.
Varslingens innhold
Varsel om kritikkverdige forhold skal følge disse retningslinjene:
- Varselet skal gis på en nøktern, saklig og balansert måte.
- Varselet skal bygge på et forsvarlig grunnlag.
- Varselet bør inneholde relevant og konkret informasjon, inkludert hvilke personer som er involvert, eventuelle vitner og annen informasjon som muliggjør en forsvarlig saksbehandling av kritikkverdige forhold og mislighold.
- Sted for handling, tidsrom, dato og klokkeslett, og konkret hva man har observert bør med.
Du kan varsle anonymt, men dersom det anses nødvendig for sakens videre oppfølging, vil du kunne bli spurt om å oppheve anonymiteten.
Saksbehandling
Den det varsles til skal, uten unødig opphold og senest innen tre virkedager etter mottakelse av varselet, opprette kontakt med den som har kommet med varselet, bekrefte at dette er mottatt, og nedtegne all relevant informasjon om saken. Dersom det varsles anonymt, vil håndteringen av varselet vanskeliggjøres. Disse varslene skal likevel alltid registreres og undersøkes i den grad det lar seg gjøre.
Den det varsles til skal igangsette forundersøkelse. Avhengig av varselets innhold og hvem som er involvert skal det vurderes hvordan og på hvilket nivå hendelsen skal følges opp og håndteres.
Begge sider i en sak skal alltid bli hørt. Gjennom saksbehandlingen er det viktig å opptre med fortrolighet, både av hensyn til den som varsler og den det varsles om, som skal ha rett til kontradiksjon.
Alle som varsler om kritikkverdige forhold har krav på konfidensialitet.
De involverte må orienteres om hvordan saken håndteres, herunder også om eventuelle forsinkelser i arbeidet.
Dersom varselet kan avkreftes eller bekreftes ved enkle undersøkelser, kan saken avsluttes på vedkommende nivå.
Dersom tillitsvalgte ikke kan avgjøre om det har funnet sted kritikkverdige forhold, skal saken løftes til Forskerforbundets interne varslingsutvalg. Likeledes kan den som varsler løfte saken til det interne varslingsutvalget dersom vedkommende mener saken ikke blir korrekt fulgt opp.
Varslingsutvalg
Forskerforbundets interne varslingsutvalg består av generalsekretæren og forbundets to desisorer. Dersom det interne varslingsutvalget finner at forholdet det varsles om ikke kan avkreftes eller bekreftes ved enkle undersøkelser, kan saken avsluttes eller overføres til et eksternt varslingsutvalg ledet av ekstern advokat for videre behandling.
Det eksterne varslingsutvalget oppnevnes på første ordinære hovedstyremøte i representantskapsperioden og består i tillegg til ekstern advokat av to erfarne tillitsvalgte.
Formålet med undersøkelsen er å finne ut av om det foreligger brudd på Forskerforbundets vedtekter og/eller retningslinjer, eller om det foreligger andre kritikkverdige forhold som forbundet av andre årsaker bør undersøke nærmere. Prosessen bør ikke bli for langvarig og det må sørges for en forsvarlig saksbehandling som også sikrer at saken blir tilstrekkelig opplyst.
Det eksterne varslingsutvalget må etter behandling av varselet konkludere ved å utarbeide en avsluttende rapport. Den avsluttende rapporten sendes til forbundets interne varslingsutvalg for oppfølging ved sakens avslutning.
Sluttføring av saken
Når saken er ferdig behandlet og eventuell reaksjon er gitt, skal informasjon om dette gis til både den som varsler og den det varsles om. Dersom det foreligger kritikkverdige forhold, har forbundet plikt til å iverksette tiltak slik at det kritikkverdige forholdet opphører.
Tiltak og reaksjonsmuligheter
Hvilke tiltak og/eller reaksjoner som kan og bør benyttes avhenger av sakens alvorlighetsgrad og av hvilken rolle den det varsles om har i Forskerforbundet. Ved mulige lovbrudd må det vurderes om forholdet skal politianmeldes.
Forskerforbundet lokalt
Tillitsvalgt lokalt har anledning til å gi irettesettelse og har anledning til å utestenge vedkommende fra lokallagets arrangementer. Vedvarer forholdet sendes saken over til Forskerforbundets interne varslingsutvalg for videre oppfølging.
Forskerforbundet sentralt
Hovedstyret kan reagere med irettesettelse og/eller utestengelse av vedkommende fra fremtidige arrangementer i forbundets regi. I tillegg kan Hovedstyret vedta eksklusjon fra Forskerforbundet i henhold til vedtektenes § 18.
