Arkivforskriften

Forskerforbundets høringssvar til arkivforskriften

Forskerforbundet organiserer ansatte i arkiv i museum, kommuner, fylkeskommuner, departement og direktorat, Nasjonalarkivet og andre virksomheter som defineres som arkivdannere i kunnskapssektoren. Framlegget til ny forskrift er i hovedsak godt og innebærer nødvendig forenkling. Vi vil imidlertid peke på noen utfordringer vi ser utmerker seg.

Generelle utfordringer

I høringen legges det gjennomgående vekt på arkivfaglig kompetanse som en forutsetning for vurdering, danning og bevaring. Dette må følges opp med nødvendige ressurser fra departementet til Nasjonalarkivet og andre bevaringsinstitusjoner. Nasjonalarkivet må følge opp arkivfaglig kompetanse i sitt tilsynsarbeid. De arkivfaglige utdanningene må sikres forskningsbasert kompetanse og undervisning. Det å knytte til seg kompetanse kan være utfordrende når det er så få studieplasser innen arkivfag i Norge, og de fagmiljøene som eksisterer opplever nedskjæringer og omstilling.

Et annet generelt innspill er at forskriften bør inneholde et krav om merking av KI-generert innhold. 

Kommuner og fylkeskommuner bør inkluderes i større deler av forskrift til arkivlova

Offentlige organ må sikres tilstrekkelige ressurser for å ivareta sine arkivfaglige oppgaver. Nye regelverk medfører ekstra kostnader og det bør derfor vurderes ekstra midler til særlig kommuner og andre som får økte utgifter. Innenfor offentlig sektor er kommunen den instansen som skaper det største omfanget av rettighetsdokumentasjon, kombinert med det største etterslepet på deponering. Implementering av nytt arkivregelverk skjer samtidig med at kommunene skal føre tilsyn med at skoler, barnehager og andre som utfører kommunale oppgaver, sikrer sine arkiv etter ny lov og forskrift. Dette skjer samtidig som kommuneøkonomien blir svakere. At arkivledere kan vise til lovbestemmelser som et forventet minimumskrav til forvaltningen er viktig for å unngå ansvarsfraskrivelser. Det er viktig at kommunens handlingsrom ikke brukes til å betale bøter (jf. arkivloven § 23), men at de settes i stand til å yte de arkivfaglige tjenester og innfri de plikter de er satt til. 

Kapittel 6 Overordna regler om avlevering av arkiv frå statlege organ til Nasjonalarkivet

Forskriften bør inkludere kommunale arkiv i dette kapittelet som omhandler bestemmelser om deponering i bevaringsinstitusjon, med unntak av §22 «Krav om digital avlevering». Bestemmelsene er like viktige for alle bevaringsinstitusjoner som avleverer. 

Nasjonalarkivet bør lage en veiledning om tilstandsvurdering av arkivmateriale for å identifisere skade. Tilstandsvurdering er komplisert og komplekst og det kan være hensiktsmessig å trekke inn kompetanse fra Interkommunale arkiv i arbeidet med å utarbeide en slik veileder.
Veilederen bør også inkludere faktorer som er helseskadelige for ansatte, som pesticider og asbest, i tillegg til biologiske faktorer som muggsopp og skadedyr. 

Kapittel 8 Avlevering av analoge arkiv frå statlige organ til Nasjonalarkivet

Forskriften må legge til rette for en forsvarlig arkivforvaltning innen offentlig forvaltning. Det innebærer at kommune og fylkeskommune må inkluderes i bestemmelsene i kap. 8, som tydeliggjør ansvarsfordelingen mellom arkiveier og bevaringsinstitusjon i forbindelse med deponering. Interkommunale og kommunale arkiv må også inkluderes i bestemmelsen for å sikre at arkivene deponeres i en form som gjør det mulig å bevare, tilgjengeliggjøre og forvalte arkiv i henhold til loven. Det blir vanskelig å stille krav om dette i en presset kommuneøkonomi, uten å kunne vise til lovbestemmelser. 

Bestemmelsene i kap. 8, §38 b) om å «opplyse om det er eller har vore skadar på arkivet» er viktig for å ivareta HMS-hensyn og for å kunne bevare skadet arkivmateriale på riktig måte og hindre innførsel av skadelige faktorer og krysskontaminering i bevaringsinstitusjonenes magasiner. Dersom kommunene som arkiveier ikke skal ha ansvar for å «utbetra skadar på arkivet som følje av mugg, fukt, skadedyr eller liknande» jf. §38 c), bortfaller et viktig insentiv for kommunens arbeid for å forebygge skader. Konsekvensen kan bli at analoge arkiv brytes ned og går tapt. 

§4 Dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida.

Merbevaring er viktig for å sikre informasjon og kilder for fremtiden. Det er positivt at klima- og naturendringer fremheves og vektlegges. Det er likevel viktig at alle spesialområder skal ivaretas. Vi vet at informasjon samlet inn med ett formål for øye, kan få betydning på et helt annet fagfelt i fremtiden. 

§ 16 Kva dokumentasjonsplanen skal innehalde

Forskerforbundet mener det er viktig at eiere av arkiv har oversikt over skadelige faktorer i sine analoge arkiv for å kunne ivareta materialet på en tilstrekkelig måte, både i henhold til Arkivloven og i tråd med HMS-hensyn (jf. Arbeidsplassforskriften §6). Uten et slikt pålegg vil arkiveier vanskelig oppdage skader og dermed kunne sette i verk nødvendige tiltak for skadebegrensning og sikring av materialet.

Forskerforbundet foreslår derfor en ny paragraf 16 n) som lyder: Oversikt over korleis eventuelle analoge arkiv er ordna og arkivenes fysiske tilstand. 

§ 20 Destruksjon av analoge arkiv etter konvertering

Forskerforbundet mener det bør være en kontrollfunksjon for kommuner og fylkeskommuner som ønsker å kassere analoge arkiv etter konvertering, slik at det ikke bare er opp til organet selv å vurdere om konverteringen er god nok i henhold til forskriften.

§ 21 Påbod om bevaring av dokumentasjon på det analoge formatet

Ifølge lovbestemmelsen skal dokumentasjon fra 1950 eller tidligere bevares på et analogt format, mens dokumentasjon fra 1951 eller senere, uten særlig historisk verdi, skal avleveres digitalt. Forskerforbundet mener at hovedregelen for arkivdepot, som har som sin viktigste oppgave å bevare dokumenter, bør være å bevare og avlevere originaldokumenter slik de ble skapt. Arkiv skapt på papir, skal derfor leveres på papir. Digitalt skapte arkiv, leveres digitalt. I de tilfeller der det er hybridarkiv, kan det forvares å levere hele arkivet digitalt og dermed konvertere papirarkiv. Slik hybridarkiv var vanlig først på 1990-tallet. Vi foreslår derfor å heve 1950 grensen til 1970. Forskerforbundet er bekymret for at dersom en generell hovedregel er å digitalisere alt materiell etter 1951, så vil det føre til en konvertering av papirarkiv fra perioden 1950 til 1970 – tallet i stort omfang, med etterfølgende destruksjon av originalmaterialet.

§ 38 Tilrettelegging av analoge arkiv før avlevering

Forskerforbundet slutter seg til Forskerforbundet ved Arkivverket sitt poeng i sitt høringsinnspill om å ikke fjerne stifter i analoge arkiv, med den begrunnelse at en risikerer å miste sammenhengen mellom dokumentene dersom dette fjernes. Det vil også bidra til å heve terskelen for å avlevere arkiv, noe som jo ikke er ønskelig.

§ 44 Betaling for tjenester

Det er viktig at bestemmelsen ikke begrenser tilgangen til arkiv og videre bruk av dokumentasjon for privatpersoner eller forskere uten tilgang til forskningsmidler. Dette bør tydeliggjøres i bestemmelsen slik at innsynsretten ikke begrenses. 

Forskerforbundet vil videre vise til høringsinnspillene til Arkivarforeningen i Forskerforbundet, Arkiv Øst i tillegg til innspillet fra Forskerforbundet ved Arkivverket. Vi takker for muligheten til å gi innspill til høringsrunden om arkivforskriften og ønsker lykke til i det videre arbeidet.
 

Med vennlig hilsen
Forskerforbundet

Steinar A. Sæther
Leder

Birgitte Olafsen
Generalsekretær

Saksbehandler: Kari Folkenborg
+47 414 46 596 | kari.folkenborg@forskerforbundet.no