Ny arkivlov

Forskerforbundets høringssvar til forslag til ny arkivlov

Forskerforbundet vil med dette gi noen kommentarer til det foreliggende forslaget til ny arkivlov.

Forskerforbundet organiserer fagansatte i Arkivverket og i arkiv i kommunal og fylkeskommunal sektor. Forskerforbundet er opptatt av at fagkompetanse må være tilgjengelig i arkivene og at det legges til rette for etablering og ivaretakelse av privatarkiv av rettslig og historisk interesse. Forskerforbundet er bekymret for manglende ansvar for arkiv på regionalt nivå og en tilsvarende styrking av Arkivverket som nasjonal aktør.

Privatarkivenes rolle

Privatarkivene har spilt en viktig rolle i Norge i mer enn 400 år. Privatarkivene har i like lang tid hatt en sentral regional rolle. På grunn av endringer i det arkivfaglige landskapet, finnes det ikke lenger regionale arkivinstitusjoner med kapasitet og ressurser til å fylle det tomrommet som har oppstått og som kan ta ansvar for området for privatarkiv. Offentlige organ har plikt til å danne arkiv, ordne, sikre, forvalte og bevare arkiv på forsvarlig måte, også etter at de ikke lenger er nødvendige for virksomheten, før de etter en viss tid leveres til arkivdepot for videre bevaring og tilgjengeliggjøring for bruk.

Private virksomheter pålegges ikke arkivansvar i det nye lovutkastet på linje med offentlige organ. De er ikke pålagt å danne arkiv, bevare, eller avlevere til myndighetene etter en viss tid. De er underlagt privat eiendomsrett. Forskerforbundet er bekymret for at denne situasjonen kan redusere rettssikkerheten til de som blir berørt av dette. Private virksomheter som utfører tjenester innen helse og omsorg, skole, barnehage, barnevern, barnehjem og sykehjem pålegges med dette lovforslaget ikke arkivplikt. Dette reduserer rettsikkerheten til de som har vært brukere og pasienter ved virksomhetene, og som da vil stå uten mulighet til å få nødvendig dokumentasjon. Dette behovet må derfor ivaretas på annen måte, for eksempel som lovmessige krav til private tilbydere av de nevnte tjenestene om å føre arkiv for å ivareta brukernes rettssikkerhet. Kommuner som har private virksomheter må sørge for at virksomhetene avleverer sine arkiv.

Næringsvirksomhet i privat sektor er ofte store virksomheter med betydelig innflytelse i samfunnet, som for eksempel Equinor, DNB og andre sentrale hjørnestensbedrifter. Uten arkivplikt for denne viktige delen av norsk nærings- og samfunnsliv, vil mye dokumentasjon av både rettslig, historisk og sosial betydning gå tapt for ettertiden. Det kan i ytterste konsekvens føre til at vi er uten dokumentasjon etter slike virksomheter. Forskerforbundet mener det er viktig å tilstrebe transparens også for næringsliv. Virksomhetens dokumentasjonsplikt er en viktig faktor i styrking av demokratisk kontroll og bevaring av vår kulturarv.

Forskerforbundet ser et behov for å endre lovens formålsparagraf, slik at det sikres at også private aktører danner arkiv og legger til rette for bevaring og avlevering. Kravet til arkiv som skal bevares er at de må være verneverdige. Forskerforbundet mener det må utvides til også å gjelde arkiv av rettslig og historisk interesse. Privatarkiv bør inngå i nasjonale bevaringsplaner. Arkivloven skal sikre at det skal være mulig for ettertiden å forstå hele samfunnet, derfor må arkivplikt gjelde alle sektorer. Dette betyr videre at arkivinstitusjoner må bidra aktivt i innsamling og bevaring av samfunnsdokumentasjon for å sikre en bred representasjon, slik Samisk arkiv og Skeivt arkiv er gode eksempler på.

Styrking av et regionalt nivå

Det finnes ikke lenger regionale arkivinstitusjoner med et formelt ansvar, kapasitet og ressurser til å fylle det tomrommet som har oppstått når det gjelder ansvar for området privatarkiv. Nedbyggingen av statsarkivene har medført en svekkelse av koordineringsarbeidet mellom lokale, regionale og nasjonale arkivoppgaver på privatarkivområdet og det mangler nettverk, finansiering og rammer for dette arbeidet. Det blir dermed uklart hvem som har ansvar for utvikling og bevaring av privatarkiv.

I høringsnotatet står det at Arkivverket har nasjonal arkivstyremakt, men det er uklart hvem som faktisk har det regionale ansvaret. Dette må klargjøres i den nye loven. Forskerforbundet er videre bekymret for at den lokale forankringen til Arkivverket vil forvitre når det regionale organet ikke lenger er tilstede. En lovfesting av lokalt og regionalt ansvar for privatarkiv kan bøte på dette, men det hjelper lite dersom det er uklart hvem det skal koordineres og deponeres til. Forskerforbundet er positive til at fylkeskommunen får et utvidet mandat og et lovpålagt koordineringsansvar. Det må imidlertid øremerkes midler til dette. Vi trenger solide regionale institusjoner på dette området. Dette må ikke bety at Arkivverket fritas for ansvar for å sikre like tjenester og veiledning i alle landets regioner. Det er avgjørende for å gi hele befolkningen like bruksmuligheter og rettsvern. En regional tilstedeværelse vil møte befolkningens rett til tilgang til egne dokumenter og egen historie.

Forholdet mellom særlov og forvaltningslov

Særlovene opererer ofte med egne tidsavgrensninger med tanke på taushetsplikt. Dette gjelder for adopsjonsloven, barnevernlovgivning og statistikkloven, som alle opererer med en taushetsplikt avgrenset opp til 100 år. For særlover som ikke har en slik tidsavgrensning, som helseregisterloven og politiregisterloven, er forholdet mer problematisk. Forskerforbundet mener arkivloven må slå fast at taushetsplikten faller bort også for sensitive eller svært sensitive opplysninger etter et gitt antall år. Arkivdepotene må kunne garantere at hensynet til taushetsplikt blir ivaretatt, men også sørge for tillatelse til å tilgjengeliggjøre slike opplysninger når behovet for taushetsplikt opphører. Arkivformål til allmenhetens interesse betyr også at opplysninger og dokumentasjon som blir skapt for en primær hensikt, kan utnyttes til andre sekundære hensikter, når behovet for taushetsplikt opphører. Dette vil være viktig for medisinsk og historisk forskning. Det er viktig at dette hensynet blir tydelig ivaretatt i den nye arkivloven. Slik utkastet foreligger, mener Forskerforbundet at dette ikke er tydelig. Loven må beskytte individet, men den må også ivareta forskernes behov for tilgjengelighet. Dette kan gjøres i forskriftene, men det er viktig at hensynet ivaretas og at det legges til rette for dette. Forvaltningsloven og forvaltningslovens prinsipper må gjelde.

En ting er tydelige kriterier for taushetsplikt og tidsavgrensning. En annen ting er hvem dette gjelder for. Det er ikke alltid like klart hva som faktisk er en arkivinstitusjon. Mange arkivinstitusjoner befinner seg utenfor offentlig sektor og dermed utenfor forvaltningslovens område. Forskerforbundet ønsker en tydeliggjøring av hvilke kriterier som legges til grunn for å kunne defineres som en arkivinstitusjon. Dette vil også bidra til klarere retningslinjer for bevaring og behandling av personopplysninger.

Forskning

Kulturmeldingen (Meld.St. 8 (2018–2019)) slår fast at Arkivverket skal ha forskning som arbeidsoppgave. Den nasjonale arkivtjenesten har siden opprinnelsen bygget på forskningsbasert kompetanse. Arkivverket ble også innlemmet i regjeringens helhetlige strategi for instituttsektoren, som en del av ytre etat med forsknings- og utviklingsoppgaver. Arkivenes innhold er gjenstand for forskning fra ulike forskningsmiljø og fag. For å tilrettelegge for forskning, er det viktig at arkivarene selv gis anledning til å forske og tilegne seg erfaring med gjennomføring av forskning på og i egen virksomhet. Forskerforbundet ser med bekymring på at forskning som arbeidsoppgave bygges ned i Arkivverket.

Det at arkivene digitaliseres er ikke et godt nok argument for å fjerne forskning som arbeidsoppgave og fase ut fagpersonale i arkivene. Det som er tilgjengelig digitalt, må settes i en historisk og sosial kontekst for å gi mening. Det er derfor nødvendig å utvikle kunnskapene om innholdet i arkivbestanden, om arkivenes historiske kontekst, samt om den vitenskapelige bruken av materialet. Uten fagansatte mister vi kompetanse både på arkiv og innhold i arkivene. Brukere av tjenestene som ikke er oppmerksomme på dette risikerer ufullstendig eller feil dokumentasjon.

Utvalget som utarbeidet NOU 2019:9, som lovutkastet bygger på, vurderte ikke om historiefaglig forskning med utgangspunkt i bevarte arkiver burde være en oppgave for Arkivverket og andre arkivinstitusjoner. Det er en svakhet ved kunnskapsgrunnlaget til lovutkastet. Også i Norge, er det viktig med forskning på og i arkiv og at forskning må nedfelles som et arbeidsområde, slik det er gjort i den danske arkivloven. Den nye arkivloven bør slå fast at forskning må være en arbeidsoppgave i alle arkivinstitusjoner, slik museumsmeldingen (Meld.St. 23 (2020–2021)) gjorde for museumsvirksomhetene.

Med vennlig hilsen
Forskerforbundet

Guro Elisabeth Lind
Leder

Birgitte Olafsen
Generalsekretær