Styrets oppgaver

Styrets oppgaver i FF/UiS – stillingsinstruks.

Arbeidsoppgaver for leder (60% stillingsressurs)

Styreleder for FF/UiS

• Lede styremøter, ivareta funksjon som ordstyrer på disse.
• Ansvarlig for hele styrets arbeid og framdrift.
• Har ansvar for at det blir innkalt til og avholdt minst 4 styremøter i året og sette opp agenda til styremøtene.
• Følge opp og kontrollere tiltak besluttet på styremøter.
• Sørge for at styremedlemmer får relevant informasjon/videresende informasjon som kommer fra FF sentralt, fra UiS m.fl.
• Kommunisere med styret om relevante kurs, saker m.m.
• Følge opp tillitsvalgte når det gjelder saker, kompetanseheving m.m.
• Fordele oppgaver på en måte som tar hensyn til interesse, kompetanse og kapasitet hos det enkelte styremedlem.
• Organisasjonsutvikling i styret

Ta ansvar for UNIO-samarbeidet ved UiS

• Kalle inn til regelmessige møter (f.eks i forkant av SHA).

Hovedavtalen: fast representant i sentralt hovedavtaleutvalg

FF/UiS sin representant mot Forskerforbundet sentralt

• Svare på henvendelser.
• Videresende henvendelser til styret
• Delta på sentrale møter (f.eks Landsråd/Representantskapsmøte).

Forskerforbundets representant på UiS

• FF/UiS vs arbeidsgiver:
  - Kontaktperson på UiS for arbeidsgiver.
  - Ansvar for å finne ansattrepresentanter og andre representanter til div. utvalg og grupper.

• FF/UiS vs medlemmer:
  - Svare på medlemsspørsmål og medlemshenvendelser.
  - Hovedansvar for medlems-og personalsaker.

• Åpne og avslutte årsmøte.

Hovedtariffavtalen: (kan ev skilles ut i en 10% stilling)

• Ta ansvar for lønnsforhandlingene til høsten (2.5.1).
  - Ansvar for SurveyXact-skjemaet: Utsending av skjema til medlemmer. Innsamling av kravskjema. Sende ut til tillitsvalgte til vurdering og prioritering.
  - Koordinere vurdering av lønnskrav på alle enheter.
  - Utarbeide FFs kravliste (Fylle ut Excel-skjema sendt fra UiS og koordinere dette mot FFs medlemsregister) og sende dette inn til arbeidsgiver innen fristen.
  - Lage lønnsstatistikk for ulike stillingsgrupper.
  - Lede forhandlingsutvalget.
  - Gjøre alle beregninger i løpet av lønnsforhandlingene.

• Forhandle lønnskrav (2.5.3) gjennom hele året.

Arbeidsoppgaver for nestleder (20% stillingsressurs)

Leders stedfortreder: må hele tiden være oppdatert i leders oppgaver slik at hen kan ta over ved behov.

Styrearbeid i FF/UiS

• Lede styremøter ved leders frafall/bistå leder ved styremøter.
• Koordinere det indre arbeid i styret.
• Utarbeide handlingsplaner basert på retningslinjer gitt fra årsmøte og organisasjonens mål.
• Være den som arrangerer sosiale sammenkomster.

Sentrale utvalg

• Bisitter i SHA
• Delta på forberedelsesmøter under hovedavtalen med de andre hovedorganisasjonene.
• Delta på sentrale møter/forberedelsesmøter i forb. med lønnsforhandlingene.

Konfliktberedskap (streik)

• Ha ansvar for uttak av medlemmer ved streik.
• Kursing i uttak og medietrening.
• Kontaktperson for media ved ev streik.
• Delta på møter med de andre UNIO- foreningene.

Personalsaker

• Tre inn i personalsaker, dersom saken er løftet fra fakultetstillitsvalgt og fak.tillitsvalgt/leder ikke har anledning.

Opplæring for tillitsvalgte

• Lede seminar for styret om hovedavtalen, tillitsvalgtes oppgaver m.m.
• Lede seminar for styret om hovedtariffavtalen og lønnsforhandlingene.

OU-kurs

• Lage forslag til program for OU-kurs.
• Sende inn søknader for nye OU-kurs.
• Oppdatere skjema for organisering av OU-kurs.

Arbeidsoppgaver for sekretær/kommunikasjonsansvarlig (20% stillingsressurs)

Styrearbeid 

• Tilrettelegge saksliste for alle møter.
• Foreta innkalling til alle møter (styremøter, arbeidsmøter, seminarer).
• Skrive protokoll fra møter (ikke nødvendigvis årsmøte dersom en annen blir valgt til å føre protokollen).
• Forberede saker, lage forslag til vedtak og lage andre saksdokumenter.
• Legge ut i innkallingen minst en uke før møtet.

Høringsutkast

• Ta ansvar for å sammenfatte innspill og ferdigstille høringsuttalelser fra FF/UiS til FF sentralt og til UiS m.fl. innen fastsatte frister.

Sentralt hovedavtaleutvalg

• Lage skriftlige innspill til saker fra FF/UIS

Kommunikasjon

• Kommunisere med medlemmene: lage brev som sendes ut.
• Sende ut innkalling til OU-kurs, årsmøter, medlemsmøter.
• Skrive årsberetning for FF/UIS.
• Fortløpende vurdere om det er saker eller hendelser i organisasjonen som det bør informeres om.
• Gi råd og anbefaling til leder om tiltak.
• Gi råd til styret om rekrutterings- og markedsføringstiltak.

Rekruttering 

• Lage velkomstbrev/info/velkomstpakker til alle nye medlemmer.
• Bestilling av reklamemateriell/ansvar for etterfylle lager/kontor.

Nettredaktør

• Ansvarlig for å oppdatere nettsidene regelmessig.
• Legge ut info om medlemskurs.
• Legge ut info om aktuelle saker i Forskerforbundet (lokalt og sentralt).
• Legge ut referater, arbeidsprogram, info om nye tillitsvalgte m.m.
• Oppdatere facebook-siden for FF/UiS.

Lønnsforhandlinger

• Være fagperson vedr. SurveyXact-skjemaet: hvordan skjemaet kan bli mest mulig brukervennlig – testing og kursing.
• Kvalitetssikre medlemmers lønnskrav, 2.5.1 og 2.5.3 («vaske» krav).

Kasserer

(Kompetanse innen regnskapsføring og bruk av økonomisystemene er påkrevet for denne funksjonen)

• Har ansvar for at FF/UIS sin økonomi og at andre økonomiske spørsmål håndteres riktig og sammenfaller med myndighetenes krav, årsmøtes beslutning og god skikk.
• Utarbeide budsjett, og påse at budsjettene følges.
• Sørge for revisjon/kontroll innen fristen.
• Anvise og betale fakturaer etter å ha innhentet attestasjon.
• Følge opp bevillinger, tildelinger av midler etc.
• Lage årlige oversikter over styremedlemmers reisestipend.
• Foreslå økonomiske tiltak.
• Forestå årsavslutning av regnskap og presentere dette på årsmøtet.
• Sørge for revisjon av regnskapet iht vedtekter eller regnskapslov.

Styremedlemmer

• Tillitsvalgt på en enhet.
• Førstekontakt for medlemmer ved enheten i personalsaker og andre medlemssaker.
• Deltar som fast representant i lokalt hovedavtaleutvalg.
• Deltar på styremøtene som fast representant.
• Setter seg inn i saksmaterialet for å kunne være meningsberettiget på styremøtene.
• Kan lede arbeidsgrupper eller utvalg som blir tildelt styremedlemmet.
• Kan påta seg ulike oppgaver (f.eks ta ansvar for gjennomføring av et OU-kurs) og har da ansvar for at de blir gjennomført.
• Sørger for å holde seg oppdatert/ta nødvendige kurs i henhold til avtaleverket m.m.

Varamedlemmer

• Vara for tillitsvalgt på en enhet.
• Deltar som bisitter på lokalt hovedavtaleutvalg.
• Personlig vara styremedlem og deltar på styremøtene uten stemmerett. Deltar på styremøtet med stemmerett når styremedlemmet på enheten er forhindret i å komme.
• Setter seg inn i saksmaterialet for å kunne være forberedt, i tilfelle at vara trer inn som representant for styremedlem med forfall.
• Kan påta seg ulike oppgaver og har da ansvar for at de blir gjennomført.
• Deltar i arbeidsgrupper og utvalg med mandat fra styret.
• Sørger for å holde seg oppdatert/ta nødvendige kurs i henhold til avtaleverket m.m.

Valgkomite FF/UiS

Valgkomiteen skal ha en fri og uavhengig stilling til det sittende styret. Likevel bør komiteen ta kontakt med styret for å få synspunkter om styrets arbeids- og ansvarsområde i tillegg til prosess og prosedyre for valgarbeidet.

Valgkomiteen skal ha 3 medlemmer og velges av årsmøtet. Valgkomiteen utpeker selv sin leder. Valgkomiteen skal forberede og forestå valgene av leder, nestleder og styremedlemmer. Funksjonstiden er 1 år.

Det er valg på henholdsvis leder/nestleder og styremedlemmer annethvert år. Styremedlemmene består av tillitsvalgte på de ulike enhetene og deres vara. Tillitsvalgte og vara blir først valgt ute på enhetene av enhetens medlemmer og blir deretter formelt valgt på årsmøtet. Det bør tilstrebes kjønnsbalanse. Dersom det er vanskeligheter med å finne tillitsvalgte/vara på enhetene, kan valgkomiteen være behjelpelig. Ellers har ikke valgkomiteen en aktiv rolle i valg av styremedlemmer (tillitsvalgte), men mer en formell rolle. Valgkomiteen vil få tilsendt av leder en oversikt over alle tillitsvalgte/vara som er valgt på enhetene, og før årsmøtet lager valgkomiteen en innstilling, som kan legges ved årsmøtepapirene.

Valgkomiteens største oppgave er å finne kandidater til leder og nestleder. Dette arbeidet må starte så tidlig som mulig. Valgkomiteen må ta kontakt med dem som er på valg, samt ev se etter andre kandidater. Kandidater som stiller til gjenvalg, må informeres dersom de ikke blir innstilt. Dette bør skje tett opp til offentliggjøringen av valgkomiteens innstilling for øvrig.

Valgkomiteens arbeid er i korte trekk:

• Starte i god tid
• Valgkomiteen skal få oppdaterte medlemslister med e-post og telefonnummer av styrets sekretær
• Valgkomiteen skal sende ut informasjon om valget til medlemmene, hvor man også ber om innspill til kandidater til aktuelle verv
• Valgkomiteen skal, basert på innspill og egne vurderinger, gi en innstilling til årsmøtet
• I arbeidet med innstillingen bør valgkomiteen:
  • Sikre seg at foreslåtte kandidater faktisk er forespurt
  • Dersom flere personer er foreslått til det samme vervet, bør valgkomiteen snakke med de aktuelle kandidatene og innstille den de mener er best egnet
  • Ringe rundt til medlemmene dersom det ikke kommer inn forslag til aktuelle verv
  •  Presentere innstillingen på årsmøtet. Det vil si at en representant fra valgkomiteen (normalt leder) presenterer innstillingen.