Utforming av arbeidsplasser

Den fysiske utformingen av arbeidsplassen vår bidrar til å fremme eller redusere arbeidsglede og engasjement på jobb. Utforming av kontorarbeidsplasser berører ulike fagdisipliner som arkitektur, økonomi, organisasjonsteori, miljøpsykologi og sosialmedisin.

En godt utformet arbeidsplass kan bidra til bedre trivsel, bedre samarbeid og bedre kvalitet. Og motsatt: En arbeidsplass kan være utformet slik at det går ut over arbeidsglede, produktivitet, trivsel og sykefravær.
Helt avgjørende er det at arbeidsplassen er utformet i forståelse med dem som faktisk skal bruke den. Den dominerende arbeidsplassfilosofien nå kan oppsummeres med stikkord som «aktivitetsbaserte arbeidsplasser», «åpne kontorlandskap», «clean desk» og «free seating». Og når overgangen til slike «aktivitetsbaserte arbeidsplasser» skal forsvares, er stikkordene «effektivitet», «fleksibilitet» og «moderne».

I rapporten «Arbeidsformer i fremtidens regjeringskvartal – miljø, teknologi, og samhandling» er det en gjennomgang av hva forskning sier om utviklingen av kontorarbeidsplasser. Arbeidsgruppen bak rapporten sliter med å finne entydige positive resultater. Nordisk forskning viser at åpne kontorlandskap utgjør en helserisiko. De ansatte tilpasser seg ikke så lett de nye forholdene. Flere undersøkelser fra Norden tyder på at sykefraværet øker i kontorlandskap.

Psykolog Helena Jahnke sitt doktorgradsarbeid viser at støy har negativ effekt på tretthet, motivasjon og prestasjoner. Tapet av «privathet» har konsekvenser for trivsel og følelsen av tilhørighet.

Og hvor godt passer åpne landskap til veiledersituasjoner og fortrolige samtaler? Blir det lettere eller vanskeligere for studenten å banke på professorens eller seksjonssjefens kontor, hvis kontoret er borte?

Det vi vet med sikkerhet, er at åpne landskap utnytter arealene slik at flere kan jobbe på færre kvadratmeter. Vi vet ikke om de ansatte blir mer effektive, kreative og innovative, eller om åpne landskap fremmer arbeidsmiljø, likestilling, medbestemmelse – eller hvordan det påvirker forholdet mellom ledelsen og de ansatte. Det er på sikt fint lite å spare på redusert husleie dersom produktiviteten kan gå ned med 30 prosent, slik forskning viser.

Arbeidstakerne må aktivt medvirke til utformingen av sine nye lokaler. Individuell tilpasning og tilrettelegging av arbeidet må vurderes og må gjennomføres for alle gjennom hele arbeidslivet. Det må gjennomføres grundige analyser i forkant av endringer i kontorutformingen.

Arbeidsmiljøloven, hovedavtalene og IA-avtalen slår helt tydelig fast arbeidsgivers ansvar for en god arbeidssituasjon, og viktigheten av å ikke eksperimentere med de ansattes fysiske arbeidsmiljø. Hvis det fysiske arbeidsmiljøet skal endres, må det skje etter inkluderende prosesser der de ansattes medbestemmelse står sentralt. Ansattes påvirkning på utformingen av kontorlandskapet og arbeidsplassene må være reell og komme inn på et nivå i prosjektet der den gir mening og innflytelse.