– Medbestemmelse en forutsetning for å lykkes

Appellen ble holdt på en markering i Bergen tirsdag 26. september, der de ansatte viste sin uro knyttet til planene om såkalt "aktivitetsbaserte arbeidsplasser" ved Høgskolen. 

Lignende planer finnes ved flere andre institusjoner, og også Forskerforbundet ved NTNU har nylig uttrykt bekymring for manglende medbestemmelse i prosesser rundt de ansattes fysiske arbeidsmiljø.

Avløyp understreket at kvalitet må være den viktigste faktoren når arbeidsmiljøet utformes.

– Det kan ikke være rene økonomiske og arealmessige hensyn som ligger til grunn når arbeidsplassens utforming skal avgjøres. Det viktigste må være hva som gir best kvalitet. For både studenter og ansatte, presiserte hun.

Under kan du lese Avløyps appell i sin helhet.

* * * * * * * * * *

Appell holdt på Høgskolen på Vestlandet, 26. september 2017

Kjære alle sammen,

Den fysiske utformingen av arbeidsplassen vår bidrar til å fremme eller redusere arbeidsglede og engasjement på jobb.

Utforming av kontorarbeidsplasser berører ulike fagdisipliner som arkitektur, økonomi, organisasjonsteori, miljøpsykologi og sosialmedisin.

En godt utformet arbeidsplass kan bidra til bedre trivsel, bedre samarbeid og bedre kvalitet.

Og motsatt: En arbeidsplass kan være utformet slik at det går ut over arbeidsglede, produktivitet, trivsel og sykefravær.

Helt avgjørende er det at arbeidsplassen er utformet i forståelse med dem som faktisk skal bruke den.

Alt for ofte er dette ikke tilfelle.

Den dominerende arbeidsplassfilosofien nå, kan oppsummeres med stikkord som «aktivitetsbaserte arbeidsplasser», «åpne kontorlandskap», «clean desk» og «free seating».  Og når overgangen til slike «aktivitetsbaserte arbeidsplasser» skal forsvares, er stikkordene «effektivitet», «fleksibilitet» og «moderne».  

Og hvem vil vel ikke være aktivitetsbasert?

Men hva sier egentlig forskningen om åpne kontorlandskap?

I rapporten «Arbeidsformer i fremtidens regjeringskvartal – miljø, teknologi, og samhandling» er det en gjennomgang av hva forskning sier om utviklingen av kontorarbeidsplasser. Arbeidsgruppen bak rapporten sliter med å finne entydige positive resultater. De mest positive rapportene er fra USA.

Men det er også forskning fra USA som viser negative resultater av åpne kontorlandskapsløsninger – slik som redusert produktivitet og økt sykefravær.

Nordisk forskning viser at åpne kontorlandskap utgjør en helserisiko. De ansatte tilpasser seg ikke så lett de nye forholdene. Flere undersøkelser fra Norden tyder på at sykefraværet øker i kontorlandskap.

Og økt sykefravær er jo så lite aktivitetsbasert som det kan bli.

Arkitekt Christina Bodin Danielsson har skrevet doktoravhandling om kontorutformingens betydning for medarbeidernes helse, jobbtilfredshet og velbefinnende. Hun kritiserer sitt eget fag fordi hun mener det legger for stor vekt på de økonomiske og praktiske sidene ved designet. Målet med arkitektur må være å skape et arbeidsmiljø til støtte for medarbeiderne og organisasjonen.

Psykolog Helena Jahnke sitt doktorgradsarbeid tyder på at ansatte i åpne landskap plages av støy i større grad enn tidligere antatt. Støy har negativ effekt på tretthet, motivasjon og prestasjoner.

Også tapet av privathet har konsekvenser for trivsel og følelsen av tilhørighet.

Det er på sikt fint lite å spare på redusert husleie dersom produktiviteten kan gå ned med 30 prosent, slik forskning viser.

Å flytte en virksomhet fra kontorlandskap til åpent landskap innebærer en systemendring i virksomheten. Forskerne Grimsmo og Hilsen fant at slike systemendringer kan redusere mestring og føre til en negativ helseutvikling - dersom systemendringen blir påtvunget den enkelte som en passiv mottaker.

Alternativet er å være en aktiv deltaker i en endringsprosess.

Utforming av lokalene må støtte opp under de arbeidsoppgavene som skal utføres. Aktivitetsbaserte løsninger må være innrettet mot arbeidsoppgavene, ikke mot kostnader og arealnormer.

Arbeidstakerne må aktivt medvirke til utformingen av sine nye lokaler.

Individuell tilpasning og tilrettelegging av arbeidet må vurderes og må gjennomføres for alle gjennom hele arbeidslivet.

Det må gjennomføres grundige analyser i forkant av endringer i kontorutformingen. Alle berørte parter må involveres, bli sett og hørt.

Kunnskapsbaserte beslutningsgrunnlag er avgjørende. Alt for ofte blir eksisterende kunnskap lite brukt.

Den svenske Kontorsbarometern er en oversikt over bruk av ulike kontorløsninger i Sverige. Barometeret viser store variasjoner i bruk av ulike kontortyper avhengig av sektor og bransje.

En hovedkonklusjon er dette: Man kan ikke ha samme kontorløsning for alle. Åpne kontorlandskap kan være nyttig for noen yrker. Men i yrker som krever fordyping, konsentrasjon og stor grad av autonomi, samt i virksomheter der informasjonssikkerhet er viktig, er åpne kontorlandskap lite egnet.

Og hvor godt passer åpne landskap til veiledersituasjoner og fortrolige samtaler?

Blir det lettere eller vanskeligere for studenten å banke på professorens kontor, hvis kontoret er borte?

Konsekvensene kan bli redusert kommunikasjon og samhandling, mer negativt stress, og økt fravær.

Når det gjelder sykefravær kommer cellekontor best ut i alle studier.

Arbeidsmiljøloven slår fast at arbeidstakerne skal medvirke til helsefremmende arbeid. Arbeidslivets parter og regjeringen har tilsluttet seg til Luxembourgdeklarasjonen, som innebærer å arbeide for helsefremmende arbeidsplasser og å forene det fysiske og organisatoriske arbeidsmiljøet, fremme aktiv deltakelse og styrke de ansattes faglige og personlige utvikling. Medvirkning er et av kjerneelementene i helsefremmende arbeid.

I arbeidsmiljøloven heter det også at «å sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon, som gir full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger, og med en velferdsmessig standard som til enhver tid er i samsvar med den teknologiske og sosiale utviklingen i samfunnet».

I hovedavtalen slås det fast at spørsmål om utforming, hvilerom og stillerom er et forhandlingsspørsmål. Spørsmål om åpne kontorlandskap er et drøftingsspørsmål.  

Arbeidsplassforskriften skal sikre arbeidstakerne sikkerhet, helse og velferd ved at arbeidsplasser og arbeidslokaler tilrettelegges og utformes i forhold til arbeidet som utføres, den enkelte arbeidstaker og til særskilt risikoforhold.

I tillegg kommer IA–avtalen – der reduksjon av sykefravær er et hovedmål.

Disse bestemmelsene og avtalene slår helt tydelig fast arbeidsgivers ansvar for en god arbeidssituasjon, og viktigheten av å ikke eksperimentere med de ansattes fysiske arbeidsmiljø. Hvis det fysiske arbeidsmiljøet skal endres, må det skje etter inkluderende prosesser der de ansattes medbestemmelse står sentralt.

Og viktigst av alt: Det kan ikke være rene økonomiske og arealmessige hensyn som ligger til grunn når arbeidsplassens utforming skal avgjøres.

Det viktigste må være hva som gir best kvalitet. For studenter og ansatte, forskning og undervisning.